Digitalisasi Purchase Order (PO) Untuk Menghemat Waktu dan Uang
Kepada semua spesialis pengadaan dan logistik, berapa banyak email harian Anda yang berkaitan dengan pesanan pembelian? Dengan begitu banyak email, ada margin kesalahan karena input manual operasi. Banyak detail dicatat secara manual, seperti produk yang dibutuhkan, jumlah item, deskripsi, harga, detail pembayaran, metode pengiriman, dan tanggal. Banyak perusahaan belum mengotomatisasi operasi dasar Pesanan Pembelian ini. Otomatisasi pesanan pembelian merupakan langkah awal yang penting menuju transformasi digital.
Spesifikasi pada Purchase Order (PO):
- nomor PO
- Tanggal pesanan pembelian
- Nama vendor dan alamat penagihan
- Nama pembeli dan alamat pengiriman
- Informasi kontak tambahan, seperti nomor telepon dan alamat email
- Tanggal pengiriman
- Metode pengiriman
- Nama barang
- Deskripsi barang dan informasi teknis
- jumlah barang
- Biaya satuan barang
- pajak
- Total harga
- Syarat pembayaran
Sistem Manajemen Pesanan Pembelian menguntungkan bisnis impor dan distribusi, terutama yang mencari sumber secara global.
Komplikasi mungkin timbul karena hambatan bahasa, perbedaan metrik, dan klasifikasi. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam pemenuhan pesanan dan pembuatan faktur. Dengan Sistem Manajemen Pesanan Pembelian, Anda dapat memeriksa dan mengontrol semua informasi PO Anda dalam satu dasbor. Kemampuan berbasis cloud memungkinkan akses ke PO dan faktur terkait kapan saja.
Berikut adalah skenario umum dari Purchase Order (PO) manual:
- Buat pesanan pembelian
- Kirim beberapa permintaan penawaran (RFQ)
- Analisis dan pilih vendor
- Negosiasikan kontrak dan kirim PO
- Menerima barang/jasa
- Menerima dan memeriksa faktur
- Otorisasi faktur dan bayar vendor
- Pencatatan
- Penutupan pesanan pembelian
Proses manual bisa sangat rumit dan menyisakan ruang untuk PO yang rawan kesalahan. Sistem pengarsipan berbasis kertas, email, panggilan telepon, dan spreadsheet dapat menimbulkan beberapa tantangan. Di pasar saat ini, kecepatan dan efisiensi sangat penting untuk mengisi kembali persediaan. Kurangnya visibilitas dan ketergantungan pada input manual dapat menyeret keluar siklus pemrosesan PO. Pakar pengadaan mungkin mengalami penundaan dengan waktu respons email, waktu tunggu telepon, dan inefisiensi manual lainnya.
Sistem PO digital membantu membuat database produk yang diimpor organisasi.
Akibatnya, manajemen komunikasi dengan pemasok jauh lebih baik. Kecepatan pemrosesan Pesanan Pembelian ditingkatkan karena pesanan disederhanakan. Efisiensi ditingkatkan karena tidak ada PO yang hilang atau tertunda. Antarmuka pengguna dengan dasbor intuitif akan melakukan pencarian dengan satu atau dua klik saja. Manajemen vendor didorong karena mereka dapat mengirimkan penawaran dan faktur mereka sendiri, yang mengarah ke waktu persetujuan yang lebih cepat.
Transisi ke sistem PO digital akan mengotomatisasi proses, menghemat waktu dan uang. Spesialis pengadaan kemudian dapat memfokuskan upaya mereka pada tugas-tugas penting, perencanaan dan pelaksanaan. Daripada meninjau email tanpa akhir, dokumen, dan entri data manual yang membosankan.
